Der Soziologe Max Weber hat sie als die "rationale" Form der "legalen Herrschaft", auch für Unternehmen, genannt und analysiert. Als Typus der Bürokratie wird bei ihm die Behörde mit beruflichem Verwaltungsstab genannt. Die Legitimation der bürokratischen (legalen) Herrschaft liegt in der rationalen Kompetenz des Vorgesetzten, nicht in ihrer traditionalen Kompetenz (wie z. B. bei Erbämtern in einer Monarchie). Sein dritter Typus, die "charismatische Herrschaft", hat definitionsgemäß gar keine Verwaltung. Alle drei Herrschaftsformen sind jedoch Formen legitimer Macht.

Im Gegensatz zur traditionellen und charismatischen Herrschaft verhindert die Bürokratie Bevorzugung oder Benachteiligung Einzelner in Form von willkürlichen Entscheidungen, weil sich alle an die gleichen und rational begründeten Spielregeln, bzw. Gesetze (eine gesatzte Ordnung) halten müssen. Im strengen Sinne ist also nach Weber eine nach z. B. rein politischen Zweckmäßigkeits-Erwägungen arbeitende Verwaltung (etwa die "Kaderverwaltung" in dem ehemaligen Sowjetsystem) gar keine "Bürokratie".

Die innerorganisatorische Einbindung von 'Bürokraten' (ein Gegenstand der Organisationssoziologie ) hat vielerorts ein 'wucherndes System' von Gesetzen, Vorschriften, Verordnungen und Anweisungen entstehen lassen, das dazu führt, dass in vielen bürokratisch organisierten Systemen der Aufwand an Kosten und Zeit für Verwaltung höher geworden ist als der Aufwand für den Organisationszweck.

Übertragen übersetzt heißt Büro-kratie dann: Alle Macht geht von der Amtsstube aus. Das widerspricht dem Verständnis moderner Demokratie, in der alle Macht vom Bürger ausgehen soll, dem der Staat als rational konzipiertes Werkzeug dienen sollte. Es widerspricht aber auch der Notwendigkeit rationaler Kosten- und Leistungskontrolle, die Wirtschaftsunternehmen dazu imstande setzen sollten, sich mit Dienstleistungen und Produkten in dem Markt-Wettbewerb zu behaupten.

Seit Jahren bemühten sich daher Parlamente, Parteien, Verwaltungen und Unternehmen um Bürokratieabbau. Da sie aber meist mit eigenem bürokratischen System den Versuch starteten, Bürokratie abzubauen, kam als Ergebnis ca. eine Verlagerung oder ein Mehr an Bürokratie heraus.

Auch die rational ausgerichtete Qualitätsdiskussion führte auf diese Weise nicht zu besseren Leistungen, sondern ca. zu noch mehr Bürokratie. Ärzte, Handwerker, Pflegekräfte, Lehrer, Wissenschaftler, alle machen in Deutschland ca. zu einem kleinen Teil das, wofür sie ausgebildet wurden, und zu einem großen Teil arbeiten sie an der Verwaltung und ihrer Dokumentation.

"Bürokratie" sollte man nicht allein mit der öffentlichen Verwaltung also mit dem Staat verbunden denken: Schulen, Institutionen, Kirchen, NGOs, Vereine und private Firmen, besonders die großen Konzerne, sind genausooft Hüter und Brutstätten der Bürokratie wie die "Öffentliche Hand".